Świat biznesu wymaga od właścicieli firm i przedsiębiorców coraz większych umiejętności koniecznych do ubiegania się o zdobycie lub utrzymanie przewagi konkurencyjnej. Duże znaczenie ma tworzenie atrakcyjnych ofert, które przyciągną uwagę potencjalnego klienta. Przygotowywanie ofert wymaga doświadczenia i wiedzy, dlatego też nasz artykuł omówi szczegółowo, jak prawidłowo przygotować atrakcyjną ofertę.
Definicja przygotowywania ofert
Przygotowywanie ofert to proces zakończony wystawieniem dokumentu, w którym ofertodawca prezentuje swoje usługi i produkty potencjalnemu klientowi w konkurencyjnych warunkach. Oferty to ważny element sprzedaży i zwykle stanowią początek skutecznego zarządzania relacjami z klientem.Korzyści płynące z przygotowywania ofert
Prawidłowe przygotowywanie ofert ma wiele korzyści dla firm oferujących swoje produkty i usługi. Misją każdej oferty jest pomóc klientowi w podjęciu decyzji i wybrać rozwiązanie, które będzie dla niego rentowne. W zakres zalet ofert wchodzą:
- Opisywanie produktów z całą zaletami i cechami
- Prezentowanie opcji finansowania w atrakcyjnych warunkach
- Ocena potrzeb klienta i określenie najlepszych rozwiązań w ramach oferty
- Zmniejszanie ilości podjętych przez klienta decyzji
- Umożliwienie kontrolowania i monitorowania umowy
Role w przygotowywaniu ofert
Przy przygotowywaniu oferty skorzystaj z poniższych informacji, wskazujących na ważne role w procesie przygotowywania ofert.
- Inżynier – pomoc w określeniu najlepszego rozwiązania technologicznego dla klienta
- Sprzedawca – wybór produktów i usług w wypełnienie oferty
- Księgowy – harmonogram płatności oraz zapewnienie zgodnych z obowiązującym prawem procedur
- Specjalista ds. marketingu – komunikowanie produktu lub usługi z zastosowaniem siły sprzedaży
Gotowość do składania ofert
Następnym krokiem jest ocena oferowanych produktów i usług oraz wypełnienie wszystkich niezbędnych informacji w celu określenia gotowości do składania ofert. Przygotowanie dokumentu oferty powinno obejmować:
- Katalogi produktów, broszury i ulotki reklamowe
- Informacje dotyczące usług, przewozu, instalacji
- Załączniki i uzupełnienia
- Zestawienia wszystkich opcji finansowania oferty
- wypełnienie wszystkich wymaganych pól w dokumecie
Opiniowanie oferty
Po złożeniu oferty prowadzony jest proces opiniowania oferty. Ocenie powinien zostać poddany cały lista produktów i usług, ich terminy dostawy oraz wszelkie inne informacje, które mogłyby wpłynąć na decyzję klienta o podpisaniu umowy.
Zaangażowanie odpowiednich przedstawicieli biznesu, pracowników BBD, finansiowych i marketingu pomaga uniknąć niedopatrzeń i konfrontacji. Ostatecznie, po akceptacji przez klienta, oferta staje się zagadnieniem zakupu i jest gotowa do zawarcia porozumienia.